Обработка персональных данных

1.1. Издание Политики в отношении обработки персональных данных физических лиц - представителей покупателей оборудования (далее - Политика) является одной из обязательных принимаемых НП ООО «БЕРЛИО» мер по обеспечению защиты персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99- З «О защите персональных данных» (далее - Закон о защите персональных данных). Политика разработана в соответствии с Законом о защите персональных данных и иными актами законодательства Республики Беларусь, а также Уставом НП ООО «БЕРЛИО» в целях обеспечения защиты прав и свобод человека при обработке его персональных данных. Политика разъясняет субъектам персональных данных, каким образом и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.

1.2. Политика является локальным правовым актом НП ООО «БЕРЛИО» (далее - Оператор или Организация), регламентирующим отношения, связанные с защитой персональных данных при их обработке, осуществляемой: с использованием средств автоматизации; без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).

1.3. Организация уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных. Обработка персональных данных Организацией как Оператором осуществляется в соответствии с Законом о защите персональных данных и настоящей Политикой.

1.4. Действие настоящей Политики не распространяется:

• на обработку персональных данных работников, обучающихся, соискателей на трудоустройство, обратившихся лиц, подрядчиков, контрагентов, представителей контрагентов, заказчиков услуг, представителей заказчиков услуг в электронной платежной системе «БЕРЛИО», посетителей;
• на обработку файлов куки;
• на обработку персональных данных при применении видеонаблюдения;
• на обработку персональных данных Организацией в качестве уполномоченного лица;
• на отношения, касающиеся случаев обработки персональных данных физическими лицами в процессе исключительно личного, семейного, домашнего и иного подобного их использования, не связанного с профессиональной или предпринимательской деятельностью.

1.5. В Политике используются основные термины и их определения в значении, определенном статьей 1 Закона о защите персональных данных.

1.6. В Политике также используются следующие понятия в значении:

• НП ООО «БЕРЛИО» (Оператор / Организация) – поставщик оборудования Организации;
• сайт Оператора / Организация – веб-сайт НП ООО «БЕРЛИО»: https://www.berlio.by/;
• покупатель оборудования – субъект хозяйствования – юридическое лицо, имеющее намерение заключить, заключающее или заключившее с Организацией договор поставки оборудования (терминалов и др.), в соответствии с которым наряду с поставкой оборудования Организацией также осуществляется его техническое обслуживание, организационное, информационное, техническое сопровождение исполнения договора;
• представитель покупателя оборудования – представитель субъекта хозяйствования – юридического лица, имеющего намерение заключить, заключающего или заключившего с Организацией договор поставки оборудования:
  1. работник покупателя оборудования, имеющий право заключения договора поставки оборудования с Организацией (в договорах и для целей их исполнения, а также в локальных правовых актах Организации именуется также «уполномоченное лицо»);
  2. работник покупателя оборудования, являющийся ответственным лицом покупателя оборудования для коммуникации с Организацией по вопросам технического обслуживания поставленного Организацией оборудования, организационного, информационного, технического сопровождение исполнения договора;
  3. работник оператора топливной системы – ОТС (АЗС, торговой точки), использующего поставленное Организацией оборудование.

1.7. Юридическим лицом, которое осуществляет обработку персональных данных, является НП ООО «БЕРЛИО», юридический и почтовый адрес: 220007, г. Минск, ул. Быховская, д. 55; сайт: https://www.berlio.by/; общий адрес электронной почты: berlio@berlio.by; общий телефон: +375(17)3691083 (Организация / Оператор).

1.8. Политика вступает в силу с момента утверждения. Во исполнение требований пункта 4 статьи 17 Закона о защите персональных данных Политика является общедоступным документом, размещается для свободного доступа в Организации, а также в сети Интернет на сайте Организации и предусматривает возможность ознакомления с Политикой любых лиц.

1.9. Организация как Оператор вправе при необходимости в одностороннем порядке вносить в Политику изменения и дополнения с последующим размещением новой редакции Политики в общедоступном месте в Организации и на сайте Организации, где субъекты самостоятельно получают информацию об изменениях Политики.

1.10. Требования Закона о защите персональных данных и Политики обязательны для исполнения всеми работниками и иными лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.

2.1. Цели обработки персональных данных в Организации основываются на требованиях законодательства, осуществляемой Организацией деятельности, реализуемых бизнес- и иных процессах, положениях договоров.

2.2. Организация осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных в целях, объеме (перечне), на правовых основаниях и в сроки, определенные в Реестре обработки персональных данных (приложение к настоящей Политике, ее неотъемлемая часть).

3.1. Обработка персональных данных Оператором:

• осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств;
• осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных на законной и справедливой основе;
• ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, установленных в Реестре обработки персональных данных.

При обработке персональных данных:

• обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных; Оператором принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
• не допускаются: обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, установленными в Реестре обработки персональных данных; объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой; избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки.

3.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется без согласия субъекта персональных данных в соответствии с правовыми основаниями, предусмотренными статьей 6 Закона о защите персональных данных и иными законодательными актами.

3.3. Обработка персональных данных в Организации осуществляется только работниками, которые в соответствии со своей трудовой функцией непосредственно осуществляют обработку персональных данных в Организации, и иными лицами, допущенными к обработке персональных данных в установленном порядке.

3.4. Работники Организации и иные лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, а также получившие доступ к персональным данным, обрабатываемым Организацией, обязаны выполнять требования законодательства о защите персональных данных и локальных правовых актов Организации в сфере обеспечения защиты персональных данных.

3.5. Организация как Оператор поручает обработку персональных данных уполномоченным лицам на основании договора, о чем заключает соглашения с уполномоченными лицами об обработке персональных данных в соответствии с требованиями статьи 7 Закона о защите персональных данных. При этом:

• уполномоченное лицо обязано соблюдать требования к обработке персональных данных, предусмотренные Законом о защите персональных данных и иными актами законодательства;
• в целях обеспечения защиты персональных данных при их обработке уполномоченными лицами на уровне не ниже, чем у Оператора: периодически осуществляется контроль за выполнением уполномоченными лицами мер по обеспечению защиты прав субъектов персональных данных при обработке их персональных данных по поручению Оператора; допускается привлечение уполномоченными лицами субуполномоченных лиц при условии письменного уведомления Оператора;
• ответственность перед субъектом персональных данных за действия уполномоченного лица несет Организация как Оператор; уполномоченное лицо несет ответственность перед Организацией как Оператором.

3.6. Уполномоченными лицами, осуществляющими обработку персональных данных по поручению Организации как Оператора на основании договоров, являются / могут быть юридические лица / индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги Организации:

• по предоставлению и обслуживанию программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета – 1С: Бухгалтерия;
• по предоставлению и обслуживанию программного обеспечения Битрикс 24;
• хостинга;
• электронной почты;
• по техническому, организационному, информационному сопровождению электронного документооборота;
• звукозаписи телефонных разговоров;
• СМС-рассылки;
• юридические;
• по изготовлению, распространению (размещению на сайте Организации, в иных интернет-ресурсах) информационных, новостных и рекламных материалов Организации;
• по организации / проведению рекламных и иных мероприятий и / или их информационному освещению.

3.7. Обработка персональных данных Организацией осуществляется путем:

• получения персональных данных в устной или письменной форме на бумажном носителе либо в электронном виде непосредственно от субъектов персональных данных;
• получения персональных данных от третьих лиц в порядке, установленном законодательством, а также в соответствии с договорами;
• получения персональных данных из общедоступных источников;
• обработки персональных данных в информационных ресурсах (системах), базах данных, реестрах, журналах и других документах Организации;
• использования иных предусмотренных законодательством способов обработки персональных данных.

3.8. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.

3.9. Передача персональных данных государственным органам и организациям, в том числе правоохранительным органам и судам, а также иным организациям и учреждениям осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь (с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами /при наличии иных правовых оснований обработки/).

3.10. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства может осуществляться Организацией:

3.10.1. если на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных (государства-члены ЕврАзЭс; государства, являющиеся сторонами Конвенции Совета Европы от 28 января 1981 г. о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных) – без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом о защите персональных данных;

3.10.2. если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных (в том числе при трансграничной передаче персональных данных с использованием электронной почты, мессенджеров для переписки, социальных сетей для распространения информации, когда невозможно установить государство, куда осуществляется трансграничная передача персональных данных, и существует вероятность отсутствия в нем условий для обеспечения надлежащей защиты прав субъектов персональных данных) – в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона о защите персональных данных, в том числе когда:

• дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты, либо
• персональные данные получены на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором, либо
• персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, либо
• получено соответствующее разрешение Национального центра защиты персональных данных (далее – НЦЗПД).

3.11. При трансграничной передаче персональных данных на территорию иностранного государства, где не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, существуют риски:

• отсутствие законодательного регулирования защиты прав субъектов персональных данных;
• отсутствие независимого уполномоченного / контролирующего органа по защите прав субъектов персональных данных;
• отнесение к персональным данным ограниченного перечня сведений о субъекте;
• ограниченный перечень / отсутствие прав субъектов персональных данных;
• широкий доступ к персональным данным у органов государственной власти.

3.12. Оператор осуществляет обработку, в том числе хранение персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, в сроки, установленные в Реестре обработки персональных данных. Определенный срок обработки персональных данных может быть установлен законодательством Республики Беларусь, договором.

3.13. Обработка персональных данных прекращается при наступлении одного или нескольких из указанных событий (если отсутствуют иные правовые основания для обработки, предусмотренные Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами):

• поступление от субъекта персональных данных в установленном порядке требования о прекращении обработки его персональных данных и (или) их удалении;
• достижение целей обработки персональных данных;
• истечение срока хранения персональных данных;
• обнаружение неправомерной обработки персональных данных;
• по требованию Национального центра защиты персональных данных (НЦЗПД);
• ликвидация Организации.

3.14. Хранение персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных до достижения целей обработки персональных данных в сроки, установленные в Реестре обработки персональных данных. При этом:

• документы на бумажных и иных материальных носителях, содержащие персональные данные, хранятся в помещениях и местах, позволяющих исключить к ним доступ посторонних лиц;
• документы в электронной форме, содержащие персональные данные, хранятся в информационных ресурсах (системах) Организации с обязательным использованием паролей доступа и разграничением доступа;
• документы в электронном виде, содержащие персональные данные, также могут храниться в облачном хранилище, защита которого обеспечивается собственником (владельцем, управляющим) данным интернет-ресурсом, с использованием паролей доступа.

3.15. Документы на бумажных и иных материальных носителях, содержащие персональные данные, а также персональные данные в электронной форме после прекращения обработки персональных данных уничтожаются / удаляются (блокируются) в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных, иными актами законодательства и локальными правовыми актами Организации.

4.1. Субъект персональных данных имеет право:

4.1.1. требовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для их обработки, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;

4.1.2. получать информацию, касающуюся обработки своих персональных данных (при этом не должен обосновывать свой интерес к запрашиваемой информации), содержащую: наименование и место нахождения Организации; подтверждение факта обработки персональных данных Организацией (уполномоченным им лицом); его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие; наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу; иную информацию, предусмотренную законодательством;

4.1.3. требовать внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными (с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные);

4.1.4. получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами.

4.2. Субъект персональных данных также имеет право обжаловать действия (бездействие) и принятые Организацией решения, нарушающие его права при обработке персональных данных, непосредственно в Организацию для принятия мер по восстановлению его нарушенных прав на почтовый адрес или адрес электронной почты, указанные в пункте 4.3. Политики, либо в Национальный центр защиты персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

4.3. Субъект персональных данных для реализации прав, предусмотренных статьями 10–13 Закона о защите персональных данных и пунктом 4.1. Политики, подает в Организацию заявление в письменной форме либо в виде электронного документа (подписанного личной электронной цифровой подписью заявителя), оформленное в соответствии со статьей 14 Закона о защите персональных данных, на почтовые адреса центров обслуживания по месту заключения договоров:

• Головной офис НП ООО «БЕРЛИО» (г. Минск): 220007 г. Минск, ул. Быховская, 55; email: dpo.minsk@berlio.by
• Брестский филиал: г. Брест, ул. К. Маркса, 33-43; email: dpo.brest@berlio.by
• Витебский филиал: г. Витебск, ул. Правды 37, корп. 2, 84; email: dpo.vitebsk@berlio.by
• Гомельский филиал: г. Гомель, ул. Речицкая, 1а-419; email: dpo.gomel@berlio.by
• Гродненский филиал: г. Гродно, ул. Победы, 17-7; email: dpo.grodno@berlio.by
• Могилевский филиал: г. Могилев, ул. Челюскинцев, 105 В; email: dpo.mogilev@berlio.by

4.4. Заявление субъекта персональных данных о реализации его прав должно содержать: его персональные данные – фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), адрес его места жительства (места пребывания), дату рождения, идентификационный номер (при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, если обработка осуществляется без согласия субъекта); изложение сути его требований; личную подпись либо электронную цифровую подпись.

4.5. За содействием в реализации своих прав субъект персональных данных может обратиться к лицу, ответственному за внутренний контроль, включая направление сообщения на email соответствующего филиала:

• Минск: dpo.minsk@berlio.by, тел.: +375(17)3691083
• Брест: dpo.brest@berlio.by, тел.: 8(0162)521215, 8(033)3721199
• Витебск: dpo.vitebsk@berlio.by, тел.: 8(029)6961196
• Гомель: dpo.gomel@berlio.by, тел.: 8(0232)509865, 8(033)3200034
• Гродно: dpo.grodno@berlio.by, тел.: 8(0152)316139
• Могилев: dpo.mogilev@berlio.by, тел.: 8(0222)767111

4.6. Ответ на заявление направляется в форме, соответствующей форме подачи заявления, если не указано иное.

4.7. Работники Организации обязаны на основании поданных субъектом заявлений:

4.7.1. В течение 15 дней прекратить обработку и удалить персональные данные по требованию субъекта; при невозможности — заблокировать и уведомить; отказ возможен при наличии оснований, с уведомлением в тот же срок.

4.7.2. В течение 5 рабочих дней предоставить информацию о персональных данных либо отказать с указанием причин, если иное не установлено законом.

4.7.3. В течение 15 дней внести изменения в персональные данные либо обоснованно отказать.

4.7.4. В течение 15 дней предоставить сведения о передаче данных третьим лицам за последний год либо отказать по основаниям, предусмотренным законом.

5.1. Оператор обязан:

• разъяснять субъекту персональных данных его права;
• получать согласие на обработку, если это необходимо;
• обеспечивать защиту данных при обработке;
• при изменении целей — получать согласие при отсутствии иных оснований;
• обеспечивать актуальность и достоверность данных;
• предоставлять субъекту информацию о данных и их передаче;
• вносить изменения в устаревшие/некорректные данные;
• удалять/блокировать данные при отсутствии оснований для обработки;
• принимать меры по защите от неправомерного доступа, удаления, изменения и пр.;
• обеспечивать доступ к Политике до начала обработки;
• уведомлять НЦЗПД о нарушениях не позднее 3 рабочих дней;
• удалять недостоверные данные по требованию НЦЗПД, если не установлен иной порядок;
• исполнять требования НЦЗПД по устранению нарушений;
• предоставлять НЦЗПД информацию для оценки законности обработки;
• выполнять иные обязанности, предусмотренные законом.

5.2. Оператор самостоятельно определяет перечень мер, необходимых и достаточных для защиты персональных данных с учетом требований законодательства.